Em quase metade do tempo das reuniões de conselhos de administração, seus integrantes dedicam-se a falar mais do passado da organização do que seu futuro – embora 74% dos conselhos realizem reuniões dedicadas a planejamento estratégico, alinhados ao papel fundamental de direcionamento estratégico. Também é de quase 50% o percentual de conselhos que tendem a dedicar mais de 30% do tempo das reuniões a temas fora de sua alçada e que seriam de responsabilidade da gestão. Estes são alguns dos resultados da pesquisa Conselheiros: dedicação de tempo dentro e fora das salas de conselho, realizada pela Better Governance com o apoio do IBGC.

O levantamento, que teve seu questionário elaborado com a ajuda dos participantes das jornadas técnicas do instituto, investigou a distribuição de todo o tempo usado pelos conselheiros em seu trabalho e analisou conselhos de todos os tipos de organização. Participaram 103 conselheiros de administração e consultivos em 238 colegiados de companhias abertas, fechadas e organizações do terceiro setor e cooperativas do país.

Segundo a sócia-diretora da consultoria, Sandra Guerra, o material traz um recorte inédito sobre a função no Brasil e alerta: os conselhos precisam olhar mais para o futuro. Na entrevista a seguir Sandra, que é co-fundadora do IBGC e foi presidente de seu conselho entre 2012 e 2016, deu detalhes sobre o desenvolvimento da pesquisa e os principais destaques colhidos pelo levantamento. Confira:

IBGC: Quais são os principais destaques da pesquisa?

Sandra Guerra: A pesquisa traz uma originalidade relevante envolvendo a granularidade da distribuição do tempo dedicado pelos conselheiros às empresas, em variados tipos de organizações e, especificamente, em colegiados de administração e consultivos. 36% da amostra de respondentes tinha entre 60 e 69 anos, a idade média foi de 57. Por tipo de conselho, foram 57% de colegiados de administração e 43% consultivos. Na análise por gênero, 81% eram homens e 19% mulheres.

Nossa amostra aponta informações sobre o universo pouco explorado das empresas fechadas (66% do total), o que também pode ser considerando um diferencial. A constatação de que quase metade do tempo do conselheiro brasileiro (46%) é dedicado às atividades preparatórias que acontecem fora da sala de reunião é bastante importante. Significa que por observação você consegue capturar apenas metade do trabalho desenvolvido por ele, boa parte fica longe dos olhos dos demais agentes de governança, nos bastidores.

As respostas mostraram também que os conselheiros de administração dedicam 157 horas por ano em sua atuação por colegiado, seguidos pelos conselheiros consultivos, com 131 horas. O número de horas aumenta consideravelmente entre conselheiros de empresas de maior porte e listadas em bolsa, para 349 horas anuais, ante 211 horas entre os profissionais consultivos. Cabe lembrar que a nossa amostra é composta por profissionais com apreço por boas práticas de governança, que participam constantemente de cursos e jornadas de estudos sobre o tema.

Considera a dedicação dos conselheiros satisfatória? 

A atuação do conselho está relacionada com a complexidade da empresa e seu nível de maturidade com práticas de governança. A percepção de 29% dos conselheiros de administração entrevistados é de que eles dedicam mais tempo do que o recomendado às companhias. Entre os conselheiros consultivos essa fatia foi de 26%.

Do total, 67% dos conselheiros consultados atuam em até dois conselhos, indicando que a maioria dos pesquisados não parece ser de conselheiros excessivamente sobrecarregados, apontando um nível de ocupação moderado. Um terço dos participantes da pesquisa atua em apenas um único conselho de administração, outros 19% atuam em quatro conselhos ou mais, sendo que a maior parte deles atua simultaneamente em conselhos de administração e consultivos (15%).

Na prática, como funciona a distribuição do trabalho?

O tempo dos conselheiros é dividido entre reuniões ordinárias de conselho (31%), reuniões de comitês (16%), reuniões de planejamento estratégico (7%) e outras atividades (46%), que envolvem leitura de materiais, conversas por telefone, reuniões individuais e entrevistas.

Em média, os conselhos têm de dez a 12 reuniões por ano, que em 54% dos casos duram até cinco horas. Outros aspectos da distribuição do tempo é que 38% dos respondentes disseram realizar menos de nove reuniões ordinárias por ano, enquanto 22% dos conselheiros de administração participam de reuniões que, em média, duram mais de 7,5 horas, e 35% dos conselhos demandam até de 50 a 80 horas adicionais ano.

A realidade das grandes companhias é diferente?

Algumas empresas fechadas até apresentam melhores práticas de  governança do que companhias abertas, mas quando avaliamos as empresas que devem seguir mais regulações encontramos uma necessidade maior de amadurecimento da governança e, por isso, é compreensível que essas empresas demandem mais tempo dos conselhos, até porque o dever fiduciário do conselheiro é ampliado, considerando o maior número de stakeholders envolvidos no negócio. Seria o caso das empresas com receita acima de R$ 10 bilhões, listadas e de capital disperso.

A média de horas totais anuais é de 253 em companhias com capital disperso ou pulverizado, em que o maior acionista possui menos que 10% das ações. Nos grupos de controle estatal é média de horas por ano é 213, seguidos pelas empresas de controle compartilhado (155), controle familiar compartilhado (145), controle familiar com apenas uma família (140) e controle estrangeiro (121).

Quais são os principais desafios identificados pelo levantamento?

O conselho e a gestão precisam amadurecer juntos quando se pensa em governança corporativa. O desafio do conselheiro, segundo a pesquisa, está em usar mais seu tempo para questões que podem impactar o futuro da organização. Em muitos casos os colegiados são compostos por profissionais que exerceram papeis executivos, o que pode levar à essa tendência de querer tem um envolvimento maior na gestão. Eles devem ter a disciplina de preservar seu distanciamento dos assuntos operacionais. 

Outra questão é que os conselhos ainda estão gastando muito tempo para fazer controle dos resultados, entender como foram alcançados e se tudo foi feito como deveria, que é parte do seu dever. No entanto, essa etapa deve ser feita de forma mais eficiente, para que seu papel de direcionador da estratégia futura da empresa não seja colocado de lado.

Confira a íntegra da pesquisa no Portal do Conhecimento do IBGC.